Wat moet er op je factuur staan? Factuureisen voor de bouw

Een factuur die niet aan de eisen voldoet kost je tijd en soms geld. De klant kan de btw niet aftrekken, je loopt vertraging op in de betaling en bij een controle krijg je gedoe. Gelukkig zijn de regels duidelijk. Dit is wat er verplicht op je factuur moet staan, met de punten waar het in de bouw net even anders zit.

De verplichte gegevens op je factuur

De Belastingdienst stelt vaste eisen aan elke factuur. Deze gegevens horen er altijd op:

• Je volledige naam en adres en die van je klant.
• Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• De factuurdatum en de datum waarop je het werk leverde.
• Een duidelijke omschrijving van het werk of de geleverde goederen.
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.

Het factuurnummer moet oplopend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Een gat in je nummering valt op bij een controle.

Btw op je factuur, ook bij verlegde btw

Controleer welk btw-tarief geldt. In de bouw is dat meestal 21 procent, maar voor sommig werk aan oudere woningen geldt 9 procent. Werk je als onderaannemer, dan is de btw vaak verlegd. Je rekent dan geen btw, maar zet op de factuur dat de btw is verlegd en je vermeldt het btw-nummer van de hoofdaannemer. Hoe dat precies werkt, lees je in de gids over btw verleggen bij onderaanneming.

Wanneer moet je factuur de deur uit?

Je moet je factuur versturen vóór de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je het werk leverde. In de praktijk factureer je natuurlijk liever meteen, want hoe eerder de factuur eruit gaat, hoe eerder je je geld hebt. Een nette betaaltermijn en duidelijke afspraken helpen daarbij, zeker als een klant te laat betaalt.

Termijnfacturen en voorschotten in de bouw

Bij grotere klussen werk je vaak met termijnen of een voorschot. Ook een termijnfactuur of een voorschotfactuur moet aan de gewone factuureisen voldoen. Leg de termijnen vooraf vast in je offerte, zodat de klant weet wanneer hij wat betaalt en jij niet het hele werk hoeft voor te financieren.

De vereenvoudigde factuur

Voor kleine bedragen mag het simpeler. Is je factuur niet hoger dan 100 euro inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. Voor het meeste bouwwerk haal je dat bedrag ruim, dus voor jou zal de volledige factuur de norm zijn.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Klusinzicht houdt je facturen overzichtelijk bij elkaar en laat zien welke nog openstaan en hoe lang al. Je ziet in één blik wie je nog moet betalen, en met een koppeling aan Moneybird of e-Boekhouden lopen je facturen en betalingen vanzelf binnen. Zo verlies je geen geld door een factuur die te laat de deur uit gaat of blijft liggen.