Te late betaling: wat mag je rekenen?

Een klus met een mooie marge is alsnog een probleem als je drie maanden op je geld wacht. De hoofdregel in het kort: tussen bedrijven is de wettelijke betaaltermijn 30 dagen als je niets afspreekt, overheden moeten binnen 30 dagen betalen, en voor particulieren geldt de redelijke termijn die jij op je factuur zet. Vanaf de dag na de vervaldatum mag je wettelijke rente rekenen. Zo zit dat precies, per soort klant.

De betaaltermijn per soort klant

Soort klant	Termijn als je niets afspreekt	Wat je mag afspreken
Particulier	Redelijke termijn; 14 dagen is gangbaar	Elke redelijke termijn, zet hem op je factuur
Bedrijf (mkb onder elkaar)	30 dagen	Tot maximaal 60 dagen
Groot bedrijf als jouw klant	30 dagen	Maximaal 30 dagen; langer is wettelijk niet toegestaan richting mkb en zzp
Overheid	30 dagen	Verlengen mag vrijwel nooit

Werk je voor grote opdrachtgevers, dan is die laatste regel goed om te kennen: een groot bedrijf mag jou als zzp'er of mkb'er geen betaaltermijn van 60 of 90 dagen opleggen. Staat het toch in hun inkoopvoorwaarden, dan is die bepaling ongeldig en geldt gewoon 30 dagen.

Spreek zelf een termijn af

Het begint bij je factuur en je offerte. Zet er een duidelijke betaaltermijn op, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Heb je niets afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn uit de tabel hierboven, maar een eigen, duidelijke termijn maakt het opvolgen makkelijker. Lees ook de gids over een waterdichte offerte. Wil je je cashflow voor zijn, dan helpt het om met een aanbetaling en termijnen te werken.

Wettelijke rente bij te laat betalen

Betaalt een klant niet op tijd, dan mag je wettelijke rente in rekening brengen vanaf het moment dat de termijn is verstreken. Er zijn twee soorten: de wettelijke rente voor consumenten en de hogere wettelijke handelsrente tussen bedrijven. Werk je voor een particulier, dan geldt de gewone wettelijke rente. Werk je voor een ander bedrijf, dan geldt de handelsrente, die hoger ligt.

De rente loopt automatisch op vanaf de vervaldatum. Je hoeft daar geen aparte afspraak voor te maken, maar het helpt om het in je voorwaarden te benoemen.

Incassokosten

Naast rente mag je incassokosten in rekening brengen als een klant na een aanmaning nog steeds niet betaalt. Voor consumenten gelden wettelijk vastgelegde maximumbedragen, gekoppeld aan de hoogte van de factuur, met een minimumbedrag. Bij een consument moet je eerst een aanmaning sturen met een laatste betaaltermijn (de zogeheten veertiendagenbrief) voordat je incassokosten mag rekenen. Bij bedrijven mag dat sneller.

Stuur consequent herinneringen

De praktijk leert: wie consequent en op tijd herinnert, wordt sneller betaald. Een vriendelijke herinnering een paar dagen na de vervaldatum, daarna een steviger aanmaning. Veel betalingen komen al binnen na de eerste nette herinnering. Belangrijk is dat je het structureel doet en niet laat versloffen.

Wanneer loont een incassobureau?

Helpt herinneren niet, dan kun je een incassobureau inschakelen of zelf een aanmaning met laatste termijn sturen. Een incassobureau kost geld of een deel van het bedrag, dus weeg af of de openstaande som dat waard is. Bij grotere bedragen of een klant die structureel niet reageert, loont het meestal. Bij kleine bedragen is zelf consequent aanmanen vaak effectiever.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Klusinzicht laat zien welke facturen openstaan en hoe lang al, gesorteerd op urgentie. Je verstuurt met één klik een herinnering met een nette, voorgeschreven tekst. Bovendien voorspelt het op basis van je eigen betaalhistorie wanneer een klant waarschijnlijk betaalt, zodat je weet waar je echt achteraan moet.