Incassobureau inschakelen of zelf aanmanen?

Een klant die niet betaalt, kost je geld en energie. Eerst probeer je het zelf, maar op een gegeven moment is een incassobureau de logische stap. Wanneer doe je wat, en wat kost het? Zo werkt het incassotraject voor de zzp'er.

Begin zelf: herinneren en aanmanen

De meeste te late betalingen los je zelf op. Stuur een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum, en als dat niet helpt een steviger aanmaning. Bij een particulier stuur je voordat je incassokosten mag rekenen eerst een laatste aanmaning met een termijn van veertien dagen, de zogeheten veertiendagenbrief. Vaak komt het geld al binnen na deze stappen. Hoe het precies zit met rente en kosten, lees je in de gids over te late betaling.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Helpt zelf aanmanen niet, dan is een incassobureau de volgende stap. Een vuistregel is dat je daar rond de drie maanden na de vervaldatum aan toe bent, als meerdere aanmaningen niets hebben opgeleverd. Het bureau neemt de vordering over en zet de klant onder druk met brieven, mails en telefoon. Dit heet het minnelijke traject: nog steeds buiten de rechter om.

Wat kost een incassobureau?

Veel bureaus werken op basis van no cure no pay: je betaalt pas als ze het bedrag binnenhalen. De incassokosten mag je grotendeels doorberekenen aan de klant. Voor consumenten zijn die kosten wettelijk begrensd, met een minimum van 40 euro en een staffel op basis van het factuurbedrag. Reken erop dat een deel van de kosten, zoals administratie, voor jouw rekening blijft. Bij een serieus bedrag is dat de moeite waard, bij een klein bedrag vaak niet.

Als het minnelijke traject niet helpt

Betaalt de klant ook na het incassobureau niet, dan is de gang naar de rechter de laatste stap. Bij kleinere bedragen gaat dat via de kantonrechter. Een gerechtelijke procedure kost meer tijd en geld, dus weeg af of de vordering en de kans op verhaal dat rechtvaardigen. Soms is een verlies nemen verstandiger dan goed geld achter slecht aan gooien.

Voorkomen is beter

Het beste incassotraject is het traject dat je niet nodig hebt. Werk met een aanbetaling en termijnen, check vooraf met wie je in zee gaat en zorg dat je facturen kloppen volgens de factuureisen. Een nette factuur met een duidelijke termijn wordt nu eenmaal sneller betaald.

Er is nog een signaal dat bijna iedereen mist: het betaalgedrag van bestaande klanten. Een klant die eerst binnen twee weken betaalde en nu structureel naar vijf of zes weken kruipt, is op weg een wanbetaler te worden. Wie per klant bijhoudt hoe het betaalgedrag zich ontwikkelt, ziet dat ruim van tevoren en kan bij de volgende klus om een aanbetaling vragen in plaats van achteraf aanmanen.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Snel reageren op een te late betaling scheelt het meeste gedoe. Klusinzicht laat zien welke facturen openstaan en hoe lang al, en stuurt met één klik een herinnering. Zo ben je er op tijd bij en hoef je het incassobureau in veel gevallen helemaal niet te bellen.