Klant betaalt niet: wat kost een wanbetaler je echt?

Een klant die niet betaalt, kost je meer dan het factuurbedrag. De kosten van de klus heb je al gemaakt, de btw heb je vaak al afgedragen, en om het verlies terug te verdienen moet je meerdere extra klussen doen. Bij een marge van 20 procent kost elke euro die je kwijt bent je vijf euro extra omzet. Hieronder reken je het uit, en lees je wat je kunt terugkrijgen.

Rekenvoorbeeld: een factuur van 6.000 euro die niet wordt betaald

Stel, je stuurt na een klus een factuur van 6.000 euro exclusief btw. Met 21 procent btw is dat 7.260 euro. De klus kostte je 4.800 euro aan materiaal, onderaanneming en uren tegen je kostprijs. Je marge zou 1.200 euro zijn, 20 procent.

De klant betaalt niet.

Wat je kwijt bent	Bedrag
Kosten die je al hebt gemaakt	4.800 euro
Btw die je al hebt afgedragen (factuurstelsel)	1.260 euro, die je later kunt terugvragen
De winst die je verwachtte	1.200 euro, die er nooit komt

Je echte verlies is dus de 4.800 euro aan kosten. De 1.260 euro btw krijg je terug, maar pas later. Tot die tijd mist je kas 6.060 euro.

Hoeveel extra werk kost het terugverdienen?

Om 4.800 euro verlies goed te maken, moet je 4.800 euro winst maken op andere klussen.

• Bij een marge van 20 procent is dat 4.800 / 0,20 = 24.000 euro extra omzet.
• Dat zijn vier klussen zoals deze, waarop je alleen het gat dicht.

Hoe lager je marge, hoe zwaarder een wanbetaler weegt. Bij 10 procent marge zou je 48.000 euro extra omzet nodig hebben. Hoe je je marge per klus bewaakt, lees je in de gids over een gezonde winstmarge.

De btw kun je terugvragen

Werk je met het factuurstelsel, dan draag je de btw af in de aangifte over de periode waarin je factureert, ook als de klant nog niet heeft betaald. Betaalt de klant niet, dan kun je die btw volgens de Belastingdienst terugvragen:

• zodra vaststaat dat de factuur niet of niet helemaal wordt betaald, en
• uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum die je met je klant hebt afgesproken. Dan geldt de vordering in ieder geval als oninbaar.

Je verwerkt de teruggaaf in je btw-aangifte over die periode. Betaalt de klant later toch, geheel of gedeeltelijk, dan geef je de btw over dat bedrag weer aan. Werk je met het kasstelsel, dan krijg je geen teruggaaf, omdat je de btw dan pas afdraagt als je betaald wordt.

Bespreek met je boekhouder wanneer en hoe je de teruggaaf in jouw aangifte verwerkt.

Wat te doen als een klant niet betaalt

1. Stuur een vriendelijke herinnering zodra de betaaltermijn voorbij is. Vaak is een factuur gewoon vergeten.
2. Bel. Een gesprek levert vaak meer op dan een tweede mail, en je hoort of er een probleem is met het werk of met geld.
3. Stuur een aanmaning met een duidelijke laatste termijn.
4. Schakel een incassobureau in als het minnelijke traject niets oplevert.

Welke rente en incassokosten je mag rekenen, en welke termijnen voor particulieren gelden, lees je in de gids over te late betaling. Wanneer een incassobureau loont, staat in incassobureau inschakelen of zelf aanmanen.

Voorkomen kost minder dan innen

• Vraag een aanbetaling of werk in termijnen bij grotere klussen, zodat er nooit een groot bedrag openstaat. Zie aanbetaling en betalen in termijnen.
• Factureer direct na elke fase of na de oplevering, niet aan het eind van de maand.
• Stuur herinneringen op vaste momenten, bijvoorbeeld op de vervaldag en een week later.
• Let op het betaalgedrag van een klant. Wie de vorige factuur laat betaalde, betaalt de volgende vaak ook laat.
• Houd een buffer aan voor de maanden waarin een betaling uitblijft. Zie de gids over een financiële buffer.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Klusinzicht zet je openstaande facturen op leeftijd, zodat je ziet wie te laat is en hoe lang al, en je stuurt met één klik een nette herinnering. Het laat ook zien welk bedrag het risico loopt om meer dan 90 dagen op betaling te wachten, op basis van het betaalgedrag van je klanten. Zo zie je een probleemklant aankomen voordat het een wanbetaler wordt.