Btw-aangifte voor de zzp'er: stappen en deadlines

De btw-aangifte hoort bij het ondernemerschap, maar voor veel zzp'ers in de bouw blijft het een bron van stress. Te laat is duur, en een verkeerde inschatting van wat je opzij moet zetten komt hard aan. Zo werkt de btw-aangifte, wanneer je hem moet indienen en hoe je voorkomt dat een afdracht je verrast.

Wat is de btw-aangifte?

Met de btw-aangifte reken je af met de Belastingdienst over de omzetbelasting. Je geeft op hoeveel btw je hebt gerekend aan je klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald op je inkopen. Het verschil draag je af, of je krijgt het terug. De btw die binnenkomt op je facturen is dus niet van jou: je int hem namens de Belastingdienst en geeft hem weer door.

Hoe vaak doe je aangifte?

De meeste zzp'ers doen aangifte per kwartaal. Je krijgt vier keer per jaar een uitnodiging om aangifte te doen over de afgelopen drie maanden. Sommige ondernemers doen maandelijks aangifte, bijvoorbeeld als ze vaak btw terugkrijgen, en heel kleine ondernemers soms per jaar. Voor de bouw-zzp'er is de kwartaalaangifte de norm.

De deadlines

De aangifte en de betaling moeten binnen zijn binnen een maand na afloop van het tijdvak. Voor het eerste kwartaal betekent dat uiterlijk 30 april, voor het tweede kwartaal 31 juli, enzovoort. Let op: het bedrag moet op die datum ook echt op de rekening van de Belastingdienst staan en niet pas onderweg zijn. Te laat indienen of betalen levert een boete op, dus zet de data in je agenda.

Btw terugvragen op je inkopen

De btw die je betaalt op zakelijke inkopen mag je aftrekken. Dat heet voorbelasting. Materiaal, gereedschap, je bus, brandstof en je telefoon: over al die zakelijke kosten vraag je de btw terug, zolang je een geldige factuur hebt. Daarom zijn correcte factuureisen ook voor jouw eigen inkoop belangrijk. Heb je in een kwartaal flink geïnvesteerd, dan kun je per saldo btw terugkrijgen.

Verlegde btw en de KOR

In de bouw zit een belangrijke uitzondering. Werk je als onderaannemer, dan is de btw vaak verlegd en reken je zelf geen btw. Je vermeldt die verlegde btw apart in je aangifte. Hoe dat werkt, lees je in de gids over btw verleggen bij onderaanneming. Maak je weinig omzet, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling, waarbij je helemaal geen btw rekent en ook geen aangifte hoeft te doen.

Een fout gemaakt? Corrigeer met een suppletie

Heb je je vergist in een aangifte, dan corrigeer je dat met een suppletie. Gaat de correctie over 1.000 euro of minder, dan mag je die verwerken in je eerstvolgende aangifte. Is het verschil groter dan 1.000 euro, dan ben je verplicht een aparte suppletie in te dienen zodra je de fout ontdekt. Hoe eerder je een fout herstelt, hoe beter: zo voorkom je een boete en gedoe achteraf. Bespreek een grotere correctie met je boekhouder.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

De btw die binnenkomt voelt als omzet, maar is het niet. Klusinzicht laat op je dashboard zien welk deel van je geld voor de btw bestemd is, met de aangiftedatum erbij, zodat je niet voor een afdracht komt te staan zonder dat het geld er is. Reserveren wordt zo een kwestie van aflezen in plaats van schatten.