Winstmarge webdesign- of softwarebureau: wat is gezond?

Wat is een gezonde winstmarge voor een webdesign- of softwarebureau? Het eerlijke antwoord: we vonden geen betrouwbaar Nederlands gemiddelde om je mee te vergelijken. Gezond is een marge die je buffer, je investeringen en een uitgelopen project kan dragen. Die marge hangt minder af van je uurtarief dan je denkt, en meer van hoeveel uren je echt kunt factureren. Hieronder reken je het voor je eigen bureau uit.

Twee marges die je uit elkaar moet houden

• Projectmarge: wat één project oplevert na de directe kosten. Dat zijn de uren tegen kostprijs, ingehuurde freelancers en licenties, plugins of stockbeelden die je voor dat project koopt. Hoe je die per project uitrekent, lees je in de gids over projectmarge berekenen.
• Bedrijfsmarge: wat er over het hele jaar overblijft, nadat ook kantoor, software, laptops, je boekhouder en alle niet-declarabele uren zijn betaald.

Een bureau kan op elk project een nette marge laten zien en aan het eind van het jaar toch weinig overhouden. Dat gebeurt als er te weinig uren declarabel zijn, of als de kostprijs per uur verkeerd is ingeschat.

Je kostprijs per declarabel uur

Begin bij wat een uur jou echt kost. Tel alle kosten van een jaar op en deel ze door de uren die je kunt factureren. Werk je nog alleen als freelancer, lees dan eerst de gids over je uurtarief als webdesigner of developer.

De KVK rekent met een werkjaar van 1.840 uur: vijf dagen van acht uur, met dertig dagen vakantie en feestdagen. Volgens de KVK is het voor een startende ondernemer mooi als je daarvan 50 tot 60 procent in rekening kunt brengen. De rest gaat op aan klanten vinden, netwerken, administratie en ideeën uitwerken.

Rekenvoorbeeld: een bureau van drie mensen

Stel, je hebt een webbureau met twee developers in loondienst en jezelf. De bedragen hieronder zijn een voorbeeld, geen norm.

Kosten per jaar	Bedrag
Twee developers, inclusief werkgeverslasten	120.000 euro
Gewenst inkomen eigenaar	60.000 euro
Software, hosting, laptops, kantoor, verzekeringen, boekhouder	30.000 euro
Totaal	210.000 euro

Met drie mensen werk je 3 x 1.840 = 5.520 uur per jaar. Bij 60 procent declarabiliteit kun je daarvan 3.312 uur factureren.

• Kostprijs per declarabel uur: 210.000 / 3.312 = ongeveer 63,41 euro.

Reken je 85 euro per uur, dan ziet je jaar er zo uit:

Declarabiliteit	Gefactureerde uren	Omzet bij 85 euro	Winst	Bedrijfsmarge
60%	3.312	281.520 euro	71.520 euro	25,4%
50%	2.760	234.600 euro	24.600 euro	10,5%

Tien procentpunt minder declarabele uren kost in dit voorbeeld bijna 47.000 euro winst. Om dat met je tarief te compenseren, zou je 17 euro per uur meer moeten vragen: 102 in plaats van 85 euro. Daarom is declarabiliteit voor een bureau vaak de grootste hendel.

Wanneer is je marge gezond genoeg?

Kies een doelmarge die tegen een tegenvaller kan. Een handige test: hoeveel uitgelopen uren kan je jaar hebben voordat je winst op is?

• Bij 50 procent declarabiliteit in het voorbeeld hierboven is je winst 24.600 euro. Loopt één groot project 100 uur uit zonder dat je die uren factureert, dan kost dat 100 x 63,41 = 6.341 euro. Dat is ruim een kwart van je jaarwinst.
• Bij 60 procent declarabiliteit kost dezelfde tegenvaller nog geen 9 procent van je winst.

Een marge van een paar procent betekent dus dat één slecht project je jaar kan kosten. Bespreek met je boekhouder welke buffer en welke reservering voor belasting en investeringen bij jouw bureau passen, en leg daar je doel op.

Waar de marge van een bureau weglekt

1. Uren boven de offerte. Een website kost meer uren dan geraamd en de offerte lag vast. Zie hoeveel uur je rekent voor een website.
2. Scope creep. Kleine extra verzoeken die je net even meeneemt. Zie scope creep voorkomen.
3. Een fixed price zonder buffer. Het risico van uitloop ligt helemaal bij jou. Zie fixed price of uurtje-factuurtje.
4. Een te lage retainer. Onderhoud kost structureel meer uren dan de bundel die de klant betaalt. Zie retainer-prijs bepalen.
5. Te weinig declarabele uren. Overleg, interne projecten en offertes eten je jaar op, zoals het rekenvoorbeeld laat zien.
6. Facturen die te laat worden betaald. Dat kost geen marge, maar wel geld in kas. Lees wat je kunt doen bij te late betaling.

Meet het per project, niet alleen per jaar

Je jaarcijfers vertellen je pas achteraf dat het misging. Kijk daarom na elk project wat je werkelijk verdiende per uur, en vergelijk dat met wat je geoffreerd had. Zie je bij een type project of een klant steeds dezelfde uitloop, dan weet je waar je offerte omhoog moet.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Klusinzicht rekent per project je marge en je werkelijke uurtarief uit en zet die naast je doel. Het laat zien bij welke klanten of soorten projecten je steeds meer uren maakt dan geoffreerd, en wanneer uren boven de offerte niet zijn gefactureerd. Kies je in de instellingen voor software, web of marketing, dan spreken de bevindingen van projecten en scope-uitloop in plaats van klussen en meerwerk. Meer daarover lees je op de pagina voor bureaus.