Retainer-prijs bepalen: geen verlies op onderhoud

De prijs van een retainer is het aantal uren dat de klant gemiddeld per maand nodig heeft, maal je uurtarief, plus de vaste kosten die je doorbelast. Het risico zit niet in de berekening, maar in wat er daarna gebeurt: onderhoud groeit stilletjes, en drie uur per maand meer dan de klant betaalt, kost je over een jaar duizenden euro's. Hieronder lees je hoe je de prijs bepaalt en welke afspraken je marge beschermen.

Wat zit er in een retainer?

Beschrijf precies wat onder de maandprijs valt. Bijvoorbeeld:

• updates van het CMS, thema en plugins
• back-ups en monitoring
• hosting en licenties die je doorbelast
• een bundel uren voor kleine aanpassingen en support
• een reactietijd, bijvoorbeeld binnen twee werkdagen

Alles wat niet in die lijst staat, valt erbuiten. Denk aan een nieuwe pagina-indeling, een koppeling of een herontwerp. Dat is een apart project met een eigen offerte.

Zo reken je de prijs uit

Maandprijs = verwachte uren per maand x uurtarief + doorbelaste vaste kosten

Stel, je spreekt met een klant een bundel van 10 uur per maand af tegen 85 euro per uur, plus 40 euro voor hosting en licenties. De klant betaalt 890 euro per maand exclusief btw.

Rekenvoorbeeld: de retainer die stilletjes uitloopt

Na een halfjaar kijk je terug. De klant gebruikte gemiddeld 13 uur per maand, niet 10. Je hebt de extra uren nooit gefactureerd, omdat het steeds om kleine dingen ging.

	Afgesproken	Werkelijk
Uren per maand	10	13
Betaald voor uren	850 euro	850 euro
Verdiend per uur	85,00 euro	65,38 euro
Niet gefactureerd per maand		3 x 85 = 255 euro
Niet gefactureerd per jaar		3.060 euro

Heb je vijf klanten met dezelfde uitloop, dan laat je 15.300 euro per jaar liggen. Kost een uur je bureau 63 euro, dan verdien je op deze retainer nog maar 2,38 euro per uur boven je kostprijs. Hoe je die kostprijs uitrekent, lees je in de gids over een gezonde winstmarge voor een bureau.

Vijf afspraken die je marge beschermen

1. Uren boven de bundel tegen je uurtarief. Spreek af dat je extra uren aan het eind van de maand factureert, en meld het vooraf als een verzoek de bundel overschrijdt.
2. Ongebruikte uren vervallen, of schuiven hooguit één maand door. Anders bouw je een stapel uren op die de klant ineens in één maand wil gebruiken.
3. Een jaarlijkse prijsaanpassing. Leg in het contract vast dat je de prijs elk jaar aanpast aan je kosten. Hoe je je tarief jaarlijks doorrekent, lees je in de gids over je uurtarief berekenen, geschreven voor installateurs maar met dezelfde aanpak.
4. Een grens tussen onderhoud en nieuw werk. Een nieuwe functie is geen onderhoud. Lees hoe je die grens bewaakt in de gids over scope creep voorkomen.
5. Elk kwartaal een check. Vergelijk per klant de werkelijke uren met de bundel. Zit een klant drie maanden op rij boven de bundel, stel dan een grotere bundel voor.

Retainer of strippenkaart?

Bij een retainer betaalt de klant elke maand, ook als er weinig werk is. Dat geeft jou voorspelbare omzet, maar je draagt het risico dat het werk groeit.

Bij een strippenkaart koopt de klant vooraf een blok uren, bijvoorbeeld 20 uur, en schrijf je die af naarmate je werkt. Is de kaart op, dan koopt de klant een nieuwe. Je hebt minder vaste omzet, maar elk uur is betaald.

Voor een klant met grillig werk is een strippenkaart vaak eerlijker voor beide kanten. Voor een klant met voorspelbaar onderhoud werkt een retainer beter. Twijfel je bij een nieuw project tussen een vaste prijs en uren, lees dan de gids over fixed price of uurtje-factuurtje.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Klusinzicht zet per klant en per project je uren naast wat je hebt gefactureerd, en rekent je werkelijke uurtarief en marge uit. Zo zie je welke onderhoudsklant structureel meer uren vraagt dan er wordt betaald. Ook zie je wanneer je omzet te veel van één klant afhangt. Lees meer op de pagina voor bureaus.