Projectmarge berekenen voor webdesign- en softwareprojecten

Projectmarge is wat een project overhoudt nadat je alle directe kosten hebt betaald, gedeeld door de projectomzet. Voor een webdesign- of softwareproject zijn de uren veruit de grootste kostenpost. Daarom zegt je marge vooraf weinig: pas als je na afloop alle gewerkte uren meetelt, zie je wat het project echt opleverde. Hieronder lees je hoe je het uitrekent, met een voorbeeld.

De formule

Projectmarge = (projectomzet min directe projectkosten) / projectomzet

Directe projectkosten zijn de kosten die er zonder dit project niet waren geweest:

• Uren tegen kostprijs. Niet tegen je verkooptarief, maar tegen wat een uur je bureau kost. Hoe je die kostprijs per uur bepaalt, lees je in de gids over een gezonde winstmarge voor een bureau.
• Ingehuurde freelancers, bijvoorbeeld een copywriter, fotograaf of extra developer.
• Inkoop voor het project: een thema, plugins, licenties, stockbeelden of een API-abonnement dat je doorbelast.

Kantoor, je eigen software en je laptops zijn geen projectkosten. Die zitten al in je kostprijs per uur.

Voorcalculatie: de marge die je verwacht

Stel, je offreert een website voor 12.000 euro exclusief btw. Je raamt 120 uur, en een kostprijs van 63 euro per uur. Je huurt een copywriter in voor 900 euro en koopt voor 300 euro aan thema en plugins.

Voorcalculatie	Bedrag
Uren: 120 x 63 euro	7.560 euro
Copywriter	900 euro
Thema en plugins	300 euro
Directe kosten	8.760 euro
Projectomzet	12.000 euro
Projectmarge	3.240 euro, 27,0%

Nacalculatie: de marge die je echt haalde

Het project loopt anders. Er komt een extra revisieronde, de content van de klant komt laat en moet deels opnieuw worden ingevoerd, en na de livegang los je nog een paar bugs op. Je eindigt op 165 uur. De offerte lag vast, dus de omzet blijft 12.000 euro.

Nacalculatie	Bedrag
Uren: 165 x 63 euro	10.395 euro
Copywriter, thema en plugins	1.200 euro
Directe kosten	11.595 euro
Projectomzet	12.000 euro
Projectmarge	405 euro, 3,4%

De 45 extra uren kostten samen 45 x 63 = 2.835 euro. Dat is bijna de hele marge die je verwachtte.

Je kunt het ook per uur bekijken. Na aftrek van de inkoop bleef er 10.800 euro over voor je uren. Gepland was dat 10.800 / 120 = 90 euro per uur. Werkelijk werd het 10.800 / 165 = 65,45 euro per uur, nauwelijks boven je kostprijs.

Marge is geen opslag

Een veelgemaakte fout: je wilt 27 procent marge en zet daarom 27 procent op je kosten. Dan kom je te laag uit.

• 8.760 euro kosten plus 27 procent opslag = 11.125 euro. Je marge is dan 2.365 / 11.125 = 21,3 procent.
• Voor 27 procent marge heb je 37 procent opslag nodig: 8.760 x 1,37 = ongeveer 12.000 euro.

Waar projectmarge weglekt

• Uren die niemand registreert. Overleg, mails, een belletje van de klant en testen in verschillende browsers. Als je ze niet schrijft, zie je ze ook niet in je nacalculatie.
• Revisierondes zonder grens. Spreek in de offerte af hoeveel rondes zijn inbegrepen.
• Werk buiten de afspraak. Kleine verzoeken die je net even meeneemt. Lees hoe je scope creep voorkomt.
• Een te krappe raming. Zie de gids over hoeveel uur je rekent voor een website.
• Nazorg na oplevering. Bugs en vragen na de livegang horen bij het project, ook als ze een maand later komen.

Maak er een gewoonte van

Reken na elk project de marge na, en schrijf je uren per fase: ontwerp, bouw, content, testen en nazorg. Na een paar projecten zie je in welke fase je structureel uitloopt. Dat is precies de fase waar je volgende offerte omhoog moet. Hoe nacalculatie in het algemeen werkt, lees je ook in de gids over nacalculatie, geschreven voor de bouw maar met hetzelfde principe.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Klusinzicht rekent per project je marge en je werkelijke uurtarief uit, op basis van je uren, inkoop en facturen, en zet ze naast je doel. Projecten die onder je doelmarge uitkomen, zie je als winstlek in euro's, met een actie erbij. Lees meer op de pagina voor bureaus.