Rittenregistratie: aan welke eisen moet je voldoen?

Wil je geen bijtelling betalen voor je auto van de zaak, dan moet je aantonen dat je er weinig privé mee rijdt. Daarvoor heb je een sluitende rittenregistratie nodig. De Belastingdienst stelt daar duidelijke eisen aan. Zo houd je het goed bij.

Waarom een rittenregistratie?

De bijtelling vervalt als je op jaarbasis onder de 500 privékilometers blijft met je auto van de zaak. Maar dat moet je wel kunnen bewijzen. De rittenregistratie is dat bewijs. Zonder sluitende administratie gaat de Belastingdienst ervan uit dat je de auto ook privé gebruikt, en dan volgt alsnog de bijtelling.

De eisen aan een sluitende registratie

Een rittenregistratie is sluitend als ze per rit een aantal vaste gegevens bevat. Per rit leg je vast:

• De datum van de rit.
• De begin- en eindstand van de kilometerteller.
• Het vertrek- en aankomstadres.
• De gereden route, als die afwijkt van de meest gebruikelijke.
• Of het een zakelijke of een privérit was.

Daarnaast moeten de standen aansluiten: het einde van de ene rit is het begin van de volgende. Daarom heet het sluitend. Gaten of sprongen in de kilometerstand maken de hele administratie verdacht.

Privéritten tellen ook mee

Een veelgemaakte fout is alleen de zakelijke ritten bijhouden. Juist de privéritten zijn belangrijk, want die bepalen of je onder de 500 kilometer blijft. Houd dus alles bij, ook het ommetje naar de supermarkt met de bus. Anders kun je niet aantonen dat je onder de grens bleef.

Houd het bij met een app

Met de hand bijhouden is foutgevoelig en je vergeet het snel. Een rittenregistratie-app die via gps automatisch je ritten registreert, scheelt veel werk. Je hoeft achteraf alleen nog per rit aan te geven of die zakelijk of privé was. Dat maakt de kans op een sluitende administratie veel groter.

Wat als je het niet bijhoudt?

Geen sluitende rittenregistratie betekent in de praktijk: bijtelling. Wil je die voorkomen, dan is consequent bijhouden de enige weg. Een alternatief is een verklaring geen privégebruik auto, maar ook dan moet je het beperkte privégebruik kunnen onderbouwen.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

Een kloppende rittenregistratie versterkt ook je urencriterium: je gereden dagen sluiten aan op je gewerkte dagen. Klusinzicht koppelt je uren en klussen, zodat je administratie een consistent geheel vormt waar je op kunt terugvallen als de Belastingdienst vragen stelt.