Consumentendossier maken: stap voor stap

Werk je voor een particulier, dan hoort bij de oplevering een consumentendossier. Het is in de kern hetzelfde als het opleverdossier, maar specifiek gericht op de consument als opdrachtgever. Hieronder maak je het stap voor stap, zo ingericht dat het tijdens de klus vanzelf ontstaat in plaats van achteraf werk wordt.

Stap 1: leg de afspraken vast bij de start

Het dossier begint bij de offerte. Zorg dat helder staat wat je doet, welke materialen je gebruikt en wat binnen de opdracht valt. Die afspraak is het ankerpunt waartegen je later het opgeleverde werk afzet. Lees ook de gids over een waterdichte offerte.

Stap 2: fotografeer tijdens het werk

Maak foto's voor je begint, tijdens het werk en bij de afronding. Let vooral op alles wat straks niet meer zichtbaar is: leidingen, bedrading, isolatie, de ondergrond. Doe dit per werkdag, dan heb je aan het eind een compleet beeld zonder dat je iets hoeft te reconstrueren.

Stap 3: bewaar bonnen en garanties

Verzamel de bonnen van het gebruikte materiaal en de garantiebewijzen van producten. Noteer welke garantie je zelf op je werk geeft en voor hoelang. De consument wil weten waar hij aan toe is, en jij wilt kunnen aantonen wat je hebt gebruikt. Goed om te weten: de wet vraagt in het dossier vooral om tekeningen, gegevens over gebruikte materialen en installaties, en informatie voor gebruik en onderhoud; foto's, bonnen en garanties zijn de praktische manier om dat aantoonbaar te maken.

Stap 4: beschrijf het uitgevoerde werk

Schrijf kort op wat je hebt gedaan en of je op punten bent afgeweken van de oorspronkelijke afspraak. Een afwijking is geen probleem, mits je hem benoemt en de klant ermee akkoord was. Juist die transparantie voorkomt discussie achteraf.

Stap 5: noteer de oplevering en restpunten

Leg de opleverdatum vast en eventuele restpunten of opmerkingen die bij de oplevering zijn besproken. Als er nog iets moet gebeuren, hoort dat erin, met een afspraak wanneer. Zo is voor beide partijen duidelijk wat de stand is.

Stap 6: lever het dossier netjes op

Bundel alles tot één overzichtelijk geheel en geef dat aan de klant. Een net dossier straalt vakmanschap uit en geeft de consument vertrouwen. Bewaar zelf een kopie, want het is ook jouw bewijs onder de Wkb.

De grootste valkuil: verzamelen achteraf

Wie pas bij de oplevering begint te zoeken, raakt foto's en bonnen kwijt en levert een half dossier. De truc is verzamelen tijdens de klus. Maak er een gewoonte van om aan het eind van elke werkdag de foto's en bonnen op één plek te zetten bij de juiste opdracht. Dan is het dossier bij de oplevering al bijna klaar.

Hoe Klusinzicht hierbij helpt

In Klusinzicht verzamel je per klus de foto's, bonnen en garanties terwijl je bezig bent. Je vult de opleverdatum en garantie in en genereert met één klik een net consumentendossier (PDF) voor je klant. Zo ontstaat het dossier vanzelf tijdens het werk, in plaats van als klus achteraf.